Céline is een kei in méér doen in minder tijd dus ze verveelde zich dood als werknemer. Nu is ze onderneemster en koningin van de efficiëntie.  

Als werkneemster werd Céline gek van logge procedures en onnodige taakherhalingen. In elke job zocht en vond ze efficiëntere methodes, waarop ze na enkele maanden telkens haar workload gehalveerd had. Maar dan: met de vingers draaien? Niets voor Céline. Dus besloot ze ondernemer te worden. Met Virtual Assistance ondersteunen zij en haar medewerkers bedrijven in hun administratie. En veel meer.

Deel Céline's tips over efficiëntie met je chaotische vrienden.

"Ik heb een lang parcours achter de rug.  Eigenlijk ben ik  sociaal assistente van opleiding met een bachelor in de orthopedagogie. Na drie jaar in de hulpverlening had ik al iets van: "No way dat ik dit mijn hele leven doe". Wat wel, dat wist ik niet. Eerst werd het uitzendconsulent, vervolgens jobs als personal assistant en office manager. Telkens vloog ik er in, met hart en ziel. Telkens botste ik in elk bedrijf op zoveel inefficiëntie. De voorbeelden zijn legio. Toen ik bijvoorbeeld ontdekte dat ik samen met talloze andere secretaresses dagelijks haast dezelfde mails typte, introduceerde ik templates. Of toen ik merkte dat dagelijks duizenden brieven handmatig werden geplooid, ging ik op internet op zoek naar een oplossing. Eureka: een plooimachine. Geen grootse zaken vaak, maar wel oplossingen waarmee je uren tijd wint."

"Een oplossing is er altijd, al moet ik naar Google bellen om me te helpen bij een probleem in Gmail (lacht) "

Dan moet jij toch de droom van elke werkgever geweest zijn. Schouderklopje en bank vooruit?

"Soms wel. Sommigen van mij bazen reageerden enthousiast en gaven me al snel bijkomende verantwoordelijkheden en projecten. Voor anderen was ik heel confronterend. In een systeem waar verantwoordelijken vechten om meer werkuren voor hun departement te bemachtigen, is het geen cadeau wanneer ik kom zeggen dat ik mijn voltijdse job ook op halftijdse basis gedaan krijg. Sommige collega's kregen stress door mij. Werden mijn methodes om efficiënter te werken ook bij hen geïmplementeerd, dan kregen ze schrik om hun job te verliezen. Ik was vaak de luis in de pels."

Je wilde harder werken, maar mocht vaak niet. Wat doet dat met een mens?

"Ik werd gek van de verveling. Telkens opnieuw trok ik nadat ik de administratie gestroomlijnd had naar het kantoor van de baas om te zeggen dat ik vertrok. Vaak met de boodschap dat ze me niet moesten vervangen omdat door de efficiëntere procedures nu een mankracht minder nodig was.  Achteraf bekeken kan ik ermee lachen, maar na een tijd werd ik er moedeloos van. Telkens opnieuw hetzelfde verhaal, telkensopnieuw die verveling. Ik wist niet meer van welk hout pijlen te maken. Vier jaar geleden heb ik beslist dat het zo niet verder kon. Ik heb mijn vingers gekruist en ben zelfstandige geworden."

Toen heb je Virtual Assistance opgericht. Is het als een uitzendkantoor voor freelance secretaresses?

"Neen absoluut niet. Dat wilde ik net níet worden. Eerst ben ik op mijn eentje gestart. Ik had goed uitgerekend hoeveel uren ik zou moeten kunnen factureren om rond te komen. Al snel was ik volboekt en stond ik voor de keuze: de opdracht weigeren, of doorgeven aan een freelancer die ik selecteer en die in naam van Virtual Assistance werkt bij de opdrachtgever. Het werd de tweede optie. Maar toen ik met tien freelance werkkrachten zat, ben ik op de rem gaan staan. Ik werd inderdaad een uitzendbureau voor freelancers, dat wilde ik niet. Ik vind net de variatie leuk om onderneemster te zijn afgewisseld met zelf administratief werk uitvoeren.  Nu werk ik met een vaste medewerkster en vijf freelancers samen, zo is het perfect."

Is de USP van Virtual Assistance jouw efficiëntie-talent?

"Ja en neen. We zijn meer dan uitvoerende krachten in die zin dat we een meedenkende partner zijn van de opdrachtgever. We verlichten hun administratie, werken efficiënt en denken in hun plaats aan administratieve to-do's als de BTW betalen en loonsverwerking en co.  Ook andere zaken kunnen we behartigen, van een tuinman inhuren voor het onderhoud van een perceel of de notulen nemen van een vergadering van het directiecomité . Het is niet de bedoeling dat we elk bedrijf gaan doorlichten op hun efficiëntie. Maar uiteraard introduceer ik graag mijn tools om zelf efficiënter te werken. Met Freshbooks loggen alle freelancers hun uren en worden automatisch facturen gestuurd naar de klant, met MailChimp stuur ik grote mailings uit, via Google Drive en Dropbox delen we documenten online."

Zorgt zoveel efficiëntie voor grotere inkomsten?

"Niet altijd. Want net door sneller te werken, kun je minder uren factureren. Maar inkomsten zijn niet het enige waar het me om gaat. Ik ben een harde werker, maar ik wil ook genoeg vrije tijd. Werkdagen stoppen om 18u en in het weekend werk ik niet. Daar zou ik nu echt eens ongelukkig van worden."

Zijn alle opdrachtgevers meteen mee met het idee dat jullie virtueel werken?

"Meer en meer. Vier jaar geleden kwam er nog vaak de vraag om bij hen op kantoor te werken. Dat doen we ook, wanneer bedrijven dit een must vinden. Maar het idee van 'mijn secretaresse moet naast mij, op kantoor zitten' verdwijnt steeds meer. Wanneer we opperen dat we perfect van op afstand het werk kunnen verzetten, zijn de meeste snel voor het idee gewonnen."

Virtual Assistance staat goed op zijn poten. Slaat de verveling bij jou niet opnieuw toe?

"Ik doe mijn werk nog altijd ontzettend graag. Het gevoel van vrij te zijn, van geen verantwoording meer aan een baas te moeten afleggen is heerlijk. Maar ik zit nooit stil. Nu ben ik Virtual Assistance aan het combineren met een ander project: Yelski.  Dit is een online job board voor freelancers in zes domeinen: secretariaat, financieel, HR, marketing, copywriting en verkoop. Freelance opdrachtgevers kunnen gratis op zoek naar freelancers die een account hebben. Drie jaar ben ik er mee bezig, al een hele tijd dus. Vele ondernemers zullen dat een fout vinden, om zo'n lange voorbereidingstijd voor een project te nemen. Maar dat is typisch Céline: ik wil het allemaal alleen doen. In die drie jaar zijn er ondertussen andere soortgelijke websites gelanceerd, maar ik wil het beter doen.  Yelski moet de referentie worden en stukken gebruiksvriendelijker dan wat de markt vandaag biedt. Met een dashboard om alles op te volgen, een krachtige zoekfunctie en een bijkomende website met content voor freelancers en opdrachtgevers."

Zaakvoerster, freelancer én de opstart van een nieuwe onderneming: kun je dat op je eentje blijven trekken?

"Neen, dat besef ik ondertussen (lacht).  Gelukkig heb ik nu voor Yelski toch een partner in crime gevonden: Rhea. Een crème van een madam. Ze is net als ik een creatieve geest, maar evenzeer een doener. Eind september lanceren we de website naar het grote publiek, met alle toeters en bellen. We hebben onlangs een mailing gedaan naar duizend potentiële opdrachtgevers, morgen ga ik met drie vrouwen een hele dag elk van die duizend nabellen. Doe ik dat graag? Neen! Komende nacht zal ik erom woelen en draaien. Maar ook dat is ondernemen: af en toe iets dik tegen je zin doen om uiteindelijk voor jezelf dat werk te creëren dat je wel graag doet."

Went het risico van ondernemen?

"Neen. Zo vaak lig ik 's nachts nog te piekeren: "Wie weet ga ik ooit failliet en beland ik in de goot". Maar dat is gewoon mijn aard. Het zijn anderen die me bevestigen dat de zaak goed draait: de bank, mijn boekhouder, tevreden opdrachtgevers."

"Nu heb ik bijvoorbeeld duizenden euro's van Virtual Assistance in Yelski geïnvesteerd. Stress! Ik mag er niet te veel bij stilstaan. Alles op alles zetten en hard werken, dat is mijn credo. Gedetailleerde voorspellingen maken over mijn inkomsten helpt me om die ondernemersstress binnen de perken houden. Maandelijks check ik of die voorspellingen realiteit zijn geworden. Ik ben een ondernemer, maar niet diegene die zijn hele hebben en houden in de weegschaal durft te leggen. Elk risico is berekend. Dat wil ik ook meegeven aan andere startende onderneemsters: Je mag je onderneming nooit bekijken als een trein die vertrokken is en die vanzelf blijft rijden. Continue moet je de motor warm houden en controleren. Bij Yelski ben ik die motor volop aan het opwarmen voor de grote start."

Meer info: Virtual Assistance en Yelski
Interview en foto's: Katrien De Groef